Cómo limpiar y condensar archivos de QuickBooks

El proceso de archivo en QuickBooks 2015 es bastante sencillo. Cuando esté limpiando y archivando su sistema, necesitará condensar los archivos. Para condensar el archivo de la compañía QuickBooks, siga estos pasos:

1Seleccione el comando Datos de File→Utilities→Condense

QuickBooks muestra la primera ventana de diálogo Datos condensados.

2Seleccione el botón de opción Operaciones antes de una fecha específica.

Esta opción le dice a QuickBooks que usted quiere hacer dos cosas: crear una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks, y hacer más delgado el archivo de la compañía para que no sea tan grande. QuickBooks reduce el tamaño de la versión funcional del archivo de datos de la empresa eliminando las transacciones antiguas y cerradas si usted elige en el Paso 3 eliminar las transacciones.

3Especifique la fecha de eliminación de transacciones anteriores.

Para especificar la fecha antes de la cual se deben eliminar las transacciones cerradas, introduzca la fecha en el cuadro de fecha. Si desea condensar el fichero eliminando transacciones antes del 31 de diciembre de 2012, por ejemplo, introduzca 1/1/2013 en la casilla de fecha. Tenga en cuenta, sin embargo, que no es necesario que se sienta compulsivo a la hora de eliminar un montón de transacciones cerradas.

Usted elimina las transacciones cerradas sólo si el archivo de la compañía QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de la compañía QuickBooks de 25MB, 50MB, o incluso 100MB (megabytes).

Aunque normalmente se condensa un archivo QuickBooks eliminando transacciones antiguas y cerradas, el comando Condense también crea archivos sin transacciones y archivos con sólo un rango de transacciones de datos especificado. Para crear un archivo que contenga listas y preferencias pero no transacciones, haga clic en el botón de selección Todas las transacciones. Por cierto, puede utilizar la opción Todas las transacciones para crear un archivo casi vacío que pueda reutilizar (por ejemplo, para la formación).

Para crear un archivo QuickBooks que contenga un rango específico de transacciones, haga clic en el botón de selección Transacciones fuera de rango y, a continuación, introduzca las fechas que sujetan el rango utilizando los cuadros Antes y Después.

4Haga clic en Siguiente cuando termine de especificar las transacciones que QuickBooks debe eliminar.

QuickBooks muestra la segunda ventana de diálogo Datos condensados.

5Especifique cómo se deben resumir las transacciones.

Si va a resumir transacciones históricas, QuickBooks utiliza una segunda ventana de diálogo Condense Data para preguntar cómo resumiría los datos históricos: con un solo asiento de resumen, con asientos de resumen mensuales o sin ningún resumen.

Seleccione el botón de selección que corresponda a la integración deseada. (Por lo general, es probable que utilice la segunda opción de la lista, la de hacer que QuickBooks cree asientos de resumen mensuales, de modo que pueda seguir generando informes mensuales significativos).

6Haga clic en Siguiente cuando termine de especificar cómo QuickBooks debe resumir las transacciones.

QuickBooks muestra la tercera ventana de diálogo Datos condensados.

7Especifique cómo deben condensarse las transacciones de inventario y haga clic en Siguiente.

Si su archivo QuickBooks incluye transacciones de inventario, QuickBooks recomienda que elimine las transacciones de inventario antiguas. Cuando QuickBooks muestra la tercera ventana de diálogo Datos condensados, puede indicarle a QuickBooks que lo haga seleccionando el botón de opción Resumir transacciones de inventario. (Si no desea eliminar las transacciones antiguas, seleccione el botón Mantener detalles de las transacciones de inventario).

Al hacer clic en Siguiente, se continúa con el cuarto cuadro de diálogo Datos condensados (no se muestra), en el que se pregunta qué transacciones se deben considerar cerradas.

8Especifique qué transacciones deben eliminarse y haga clic en Siguiente.

QuickBooks solicita un poco más de información sobre lo que constituye exactamente una transacción cerrada o antigua que debe ser eliminada. Seleccione las casillas de verificación para indicar si las transacciones anteriores a la fecha de eliminación deben eliminarse aunque no estén desmarcadas, marcadas Para imprimir, marcadas como Para enviar, etc.

Al hacer clic en Siguiente, se pasa a la quinta ventana de diálogo Datos condensados.

9Especifique cualquier limpieza de lista que deba realizarse y haga clic en Siguiente.

Utilice el quinto cuadro de diálogo Datos condensados para indicar a QuickBooks que, además de eliminar las transacciones cerradas antiguas, debería limpiar algunas de las listas. Puede seleccionar las casillas de verificación en el cuadro de diálogo Condensación de datos que le indican a QuickBooks que elimine las cuentas no utilizadas, los clientes no utilizados, los proveedores no utilizados, etc.

Al limpiar su lista mediante la eliminación de elementos de la lista no utilizados, no sólo reduce el tamaño del archivo de la empresa, sino que también facilita el trabajo de las personas con la lista.

Al hacer clic en Siguiente, QuickBooks muestra la sexta página del cuadro de diálogo Datos condensados.

10Confirme su operación de condensación y archivo.

Después de describir cómo desea que QuickBooks archive y condense el archivo de la empresa, QuickBooks muestra la sexta ventana de diálogo Datos condensados. El cuadro de diálogo le indica que el proceso de archivo comienza con QuickBooks haciendo una copia del archivo de datos y que la operación de condensación puede tardar varios minutos o incluso varias horas en completarse.

11Haga clic en Iniciar condensación.

QuickBooks comienza el proceso de condensación del archivo de datos.

12Haga una copia de seguridad del archivo de datos cuando se le solicite.

Al principio del proceso de condensación, QuickBooks le pide que haga una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks. La copia de seguridad del archivo de la empresa QuickBooks como parte de una operación de condensación funciona de la misma manera que la copia de seguridad del archivo de la empresa QuickBooks en cualquier otro momento.

Después de hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de archivo del archivo de la compañía y luego limpia la versión funcional del archivo de la compañía usando sus instrucciones. El proceso de limpieza puede tomar sólo unos minutos, o puede tomar varias horas si su archivo es muy grande.

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