Cómo limpiar los archivos de la empresa en QuickBooks 2011

Cuando usted limpia el archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de archivo de ese archivo. El proceso también hace que el archivo de datos sea más pequeño al eliminar y resumir muchas transacciones detalladas antiguas utilizando grandes entradas de diario monstruosas.

1Seleccione File→Utilities→Clean Up Company Data.

Aparece la ventana de diálogo Limpiar datos de la empresa.

2Seleccione el botón de opción Eliminar transacciones a partir de una fecha específica.

Esta opción le indica a QuickBooks que usted desea hacer dos cosas: Cree una copia de archivo del archivo de datos de QuickBooks y reduzca el tamaño del archivo de la empresa de trabajo para que no sea tan grande.

3Especifique la fecha Eliminar transacciones cerradas en o antes y haga clic en Siguiente.

Para especificar la fecha antes de la cual se deben eliminar las transacciones cerradas, ingrese la fecha en el cuadro de fecha proporcionado. Usted elimina las transacciones cerradas sólo si el archivo de la compañía QuickBooks se está haciendo demasiado grande. Usted puede trabajar fácilmente con un archivo de la compañía de QuickBooks de 25, 50 o incluso 100MB (si está interesado, presione Ctrl+1 para mostrar una ventana que muestre el tamaño de su archivo de datos de QuickBooks).

4Especifique cualquier criterio adicional que desee que QuickBooks aplique para eliminar transacciones y haga clic en Siguiente.

Es posible que tenga transacciones que nunca se compensarán o que nunca se imprimirán o enviarán, por ejemplo. Para indicar que algunas de estas transacciones antiguas también deben ser eliminadas, seleccione la casilla de verificación que corresponda al criterio de eliminación. Para eliminar facturas y presupuestos antiguos que aún están marcados como enviados, seleccione la casilla Eliminar facturas y presupuestos marcados como’A enviar’.

5Especifique cualquier otra limpieza de lista que deba realizarse y haga clic en Siguiente.

Esta es su oportunidad de deshacerse de información que ya no utiliza o que está seguro de que no necesitará de nuevo.

6Confirme su operación de limpieza y archivo.

Si cometió un error, haga clic en el botón Atrás para cambiar sus selecciones anteriores.

7Haga clic en Iniciar limpieza.

Al principio del proceso de limpieza, QuickBooks le pide que haga una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks.

8Haga una copia de seguridad del archivo de datos cuando se le pida.

Hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks como parte de una operación de limpieza funciona de la misma manera que hacer una copia de seguridad del archivo de la compañía QuickBooks en cualquier otro momento.

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