Cómo las listas de QuickBooks para escritorio se convierten a QuickBooks en línea

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QuickBooks Online Para Maniquíes, 2ª Edición

Por Elaine Marmel

Cuando usted trabaja con algunas listas de empresas de QuickBooks de escritorio, algunos campos se convierten en QuickBooks Online (QBO) pero otros no. Esta sección está organizada por la lista de QuickBooks de escritorio. También se incluye información sobre cómo funciona el inventario en QBO.

Lista de clientes y trabajos

Cuando se trata de la conversión, los campos de la lista Cliente: Trabajo del producto QuickBooks de escritorio se dividen en tres categorías:

  • Los campos que se convierten incluyen la casilla de verificación Cliente, Nombre de la empresa, Sr./Ms./?, Nombre, Inicial del segundo nombre, Apellido, Teléfono, FAX, Teléfono alternativo, Correo electrónico, Número de reventa, Condiciones y Es imponible.
  • Los campos que se convierten con excepciones incluyen Facturar a dirección (excepto Nota), Enviar a dirección (excepto Nota), Método de pago preferido (excepto de QuickBooks 2003 o posterior), Información de tarjeta de crédito (excepto de QuickBooks 2003 o posterior) y Nota (hasta 4000 caracteres).
  • Los campos que no se convierten incluyen Contacto, Alt. Contacto, Tipo de cliente, Representante, Nivel de precio, Posición de impuestos, Campos personalizados, Cuenta y Límite de crédito. Tenga en cuenta también que los clientes con estado inactivo se convierten en activos.

Después de la conversión, puede tratar a los clientes para dejarlos inactivos.

Además, estos campos Pro Only no se convierten: Estado del trabajo, fecha de inicio, finalización prevista, fecha de finalización, descripción del trabajo y tipo de trabajo.

Lista de artículos

En las operaciones, las posiciones de subtotal aparecen en líneas separadas con texto en el campo Nota que indica que son un subtotal.

Los elementos del grupo no se convierten; en su lugar, cada elemento del grupo aparece en una línea de detalle, y las líneas de importe cero aparecen al principio y al final del grupo para identificar los elementos que formaban parte del grupo. La línea superior muestra el nombre del grupo y la línea inferior la descripción del grupo.

Los artículos del grupo de IVA no se convierten, pero se pueden configurar artículos de IVA combinados en QBO. QBO no soporta indicadores de impuestos de tres caracteres asociados a los artículos.

Lista de empleados

La información en la edición de escritorio de QuickBooks Employee List se convierte a QuickBooks Online, pero QBO retiene sólo la siguiente información:

  • Sr./Sra.
  • Nombre de pila
  • Inicial del segundo nombre
  • Apellido
  • Dirección
  • Imprimir como
  • Teléfono
  • Número de Seguro Social
  • Dirección de correo electrónico
  • Fecha de contratación
  • Fecha de lanzamiento

Lista de proveedores

Los siguientes campos de la Lista de proveedores no se convierten:

  • Contacto
  • Contacto alternativo
  • Nota
  • Inactivo
  • Tipo de proveedor
  • Límite de crédito
  • Número de identificación fiscal
  • Estado 1099
  • Campos personalizados

Inventario

QBO soporta las necesidades básicas de inventario; si usted maneja un negocio de servicios o vende productos terminados, QBO debería ser capaz de soportar sus necesidades de inventario. Los artículos de inventario se convierten en artículos de dos caras en QBO con precios y costes pero sin cantidades. Así es como QuickBooks Online convierte las partes del inventario y las transacciones:

  • QBO crea nuevas subposiciones llamadas Activo de Inventario y Precio de coste por cada artículo de inventario utilizado en una transacción. Aunque los nombres de estos subítems implican que son cuentas, no lo son. Estos artículos contienen la misma descripción que su artículo superior, pero tienen, respectivamente, la cuenta de activo de inventario y la cuenta de precio de coste asociados a ellos. La conversión los utiliza para garantizar que los informes sean correctos después de la conversión.
  • Después de cada línea de inventario en facturas convertidas, recibos de ventas, notas de crédito y en algunas facturas, cheques y transacciones de tarjeta de crédito que contenían artículos de inventario, QBO crea dos nuevas líneas detalladas utilizando las nuevas subposiciones que representan los activos de inventario y los importes de precio de coste.

Para las transacciones no pagadas o parcialmente pagadas que contienen artículos de inventario, los informes de base de caja con un monto de COGS en QBO serán diferentes de los informes de base de caja con un monto de COGS en QuickBooks de escritorio. Los informes de base de efectivo para transacciones de inventario totalmente pagadas o transacciones que no sean de inventario serán los mismos en QBO y QuickBooks de escritorio.

Después de convertir el inventario de una compañía de escritorio de QuickBooks a QBO, no puede empezar a usar el inventario en QBO. Necesitas pasar por un proceso de limpieza. Puede encontrar excelentes detalles sobre el proceso de limpieza en el vídeo “Cómo resolver problemas de inventario después de la conversión en QBO”.

Generalmente, la conversión crea las nuevas subposiciones como una medida temporal con el único objetivo de asegurarse de que los informes son correctos. Después de la conversión, usted encuentra, en el Plan de Cuentas, una cuenta de Inventario convertida de su compañía de escritorio QuickBooks. Entonces, cuando usted enciende el inventario y el rastreo de cantidad en mano en QBO, QBO crea otra cuenta de inventario – la que usted usa en el futuro mientras trabaja en QBO.

Para establecer la valoración correcta del inventario en dólares en la cuenta de Inventario creada por QBO y para hacer que sus artículos de inventario actualicen la cuenta de Inventario correcta en el futuro – la creada por QBO – usted necesitará editar cada artículo de inventario (no los sub-artículos creados durante la conversión) y completar la cantidad correcta disponible.

Este proceso tiene como resultado duplicar el valor de su inventario mostrándolo tanto en la cuenta de Inventario creada desde su compañía de escritorio QuickBooks durante la conversión como en la cuenta de Inventario que QBO crea. Para corregir la sobreestimación, se utilizará un registro en el diario que elimina los dólares de la cuenta de inventario de escritorio de QuickBooks.

Pero antes de corregir el valor de inventario y después de haber editado cada posición, puede y debe borrar las subposiciones creadas durante la conversión.

Debido a que usted necesita hacer el proceso de limpieza artículo por artículo, si tiene cientos de artículos de inventario, es posible que todo esto le resulte abrumador. Como alternativa, puede optar por no convertir el inventario y, en su lugar, seguir las instrucciones que se encuentran en el video. El vídeo sugiere que importe la lista de elementos, pero no los detalles de cada elemento. En su lugar, configure los detalles de cada elemento en QBO. Para cientos de artículos, importar sólo la información de la lista probablemente será más rápido y limpio.

La única desventaja de importar información de la lista es que se pierden los datos históricos asociados a los artículos del inventario. Pero nada le impide mantener su compañía de escritorio QBO durante los momentos en que pueda necesitar ese historial.

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