Cómo Habilitar la Edición de Rango de Celdas de Excel por Ciertos Usuarios

Puede utilizar el botón de comando Permitir a los usuarios editar rangos en el grupo Cambios de la ficha Revisión de la cinta de Excel 2013 para permitir la edición de rangos concretos de la hoja de trabajo protegida por determinados usuarios. Cuando utiliza esta función, da permiso a ciertos usuarios para editar rangos de celdas concretos, siempre que puedan proporcionar correctamente la contraseña que usted asigne a ese rango.

Para dar acceso a rangos particulares en una hoja de trabajo protegida, siga estos pasos:

Contents

1Haga clic en el botón de comando Permitir a los usuarios editar rangos en la ficha Revisión de la cinta o pulse Alt+RU.

Tenga en cuenta que el botón de comando Permitir a los usuarios editar rangos está en gris y no está disponible si la hoja de trabajo está protegida actualmente. En ese caso, debe eliminar la protección haciendo clic en el botón de comando Desproteger hoja en la ficha Revisar antes de volver a intentar el paso 1.

Excel abre la ventana de diálogo Permitir a los usuarios tratar rangos, donde puede añadir los rangos que desea asignar.

2Haga clic en el botón Nuevo.

Haciendo esto se abre la caja de diálogo Nuevo Rango donde usted le da un título al rango, define su selección de celda, y proporciona la contraseña del rango.

3Si lo desea, escriba un nombre para el rango en el cuadro de texto Título; de lo contrario, Excel asigna un nombre como Rango1, Rango2, etc.

A continuación, se designa el rango de celdas o la selección de celdas no adyacentes a las que está restringido el acceso.

4Haga clic en el cuadro de texto Se refiere a las celdas y, a continuación, escriba la dirección del rango de celdas (sin eliminar el signo =) o seleccione el rango o rangos en la hoja de trabajo.

A continuación, debe introducir la contraseña necesaria para acceder al rango. Como todas las demás contraseñas de Excel, ésta puede tener hasta 255 caracteres, mezclando letras, números y espacios. Preste atención al uso de letras mayúsculas y minúsculas, ya que la contraseña del rango distingue entre mayúsculas y minúsculas.

5Escriba la contraseña para acceder al rango en el cuadro de diálogo Contraseña de rango.

Debe utilizar el botón Permisos del cuadro de diálogo Nuevo intervalo para abrir el cuadro de diálogo Permisos del intervalo que está configurando.

6Haga clic en el botón Permisos en el cuadro de diálogo Contraseña de rango.

A continuación, debe añadir los usuarios que van a tener acceso a este rango.

7Haga clic en el botón Agregar del cuadro de diálogo Permisos.

Al hacerlo, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos, en el que se designan los nombres de los usuarios que tendrán acceso al rango.

8Haga clic en el nombre del usuario en el cuadro de lista Introducir los nombres de los objetos a seleccionar en la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos. Para seleccionar varios usuarios de esta lista, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada nombre de usuario.

Si este cuadro de lista está vacío, haga clic en el botón Avanzado para expandir el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos y, a continuación, haga clic en el botón Buscar ahora para localizar a todos los usuarios de su ubicación.

A continuación, puede hacer clic en el nombre o Ctrl+clic en los nombres que desee agregar de esta lista y, a continuación, cuando haga clic en Aceptar, Excel le devolverá al formulario original del cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos y agregará estos nombres a su cuadro de lista Introducir los nombres de los objetos a seleccionar.

9Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios o grupos.

Al hacerlo, regresa al cuadro de diálogo Permisos, en el que se enumeran los nombres que ha seleccionado en el cuadro de lista Nombres de grupo o de usuario. Ahora necesita establecer los permisos para cada usuario. Cuando se añaden usuarios por primera vez, cada uno puede editar el rango sin contraseña.

Para restringir la edición sólo a aquellos que tienen la contraseña de rango, debe hacer clic en cada nombre y, a continuación, seleccionar la casilla de verificación Denegar.

10Haga clic en el nombre del primer usuario que debe conocer la contraseña y, a continuación, active la casilla Denegar en la lista Permisos para.

Debe repetir este paso para cada persona del cuadro de lista Nombres de grupo o de usuario que desee restringir de esta manera.

11Repita el paso 10 para cada usuario que deba conocer la contraseña y haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Permisos.

En cuanto haga clic en Aceptar, Excel mostrará un cuadro de diálogo de alerta que le indicará que está configurando un permiso de denegación que tiene prioridad sobre cualquier entrada permitida, de modo que si la persona es miembro de dos grupos, uno con una entrada permitida y el otro con una entrada denegada, las reglas de permiso de denegación de entrada (lo que significa que la persona debe conocer la contraseña del rango).

12Haga clic en el botón Sí en el cuadro de diálogo Alerta de seguridad.

Haciendo esto se cierra esta caja de diálogo y se regresa a la caja de diálogo de Nuevo Rango.

13Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Nuevo rango.

Al hacerlo, se abre el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, donde debe reproducir con precisión la contraseña del rango.

14Escriba la contraseña del rango en el cuadro de texto Reintroducir contraseña para continuar y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.

Haciendo esto regresa a la caja de diálogo Permitir a los Usuarios Editar Rangos donde el título y la referencia de celda del nuevo rango son mostrados en la caja de lista Rangos Desbloqueados por una Contraseña Cuando la Hoja Está Protegida.

Si necesita definir otros rangos disponibles para otros usuarios en la hoja de trabajo, puede hacerlo repitiendo los pasos del 2 al 14.

Cuando termine de agregar rangos al cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos, estará listo para proteger la hoja de trabajo. Si desea conservar un registro de los rangos que ha definido, vaya al paso 15. De lo contrario, pase al paso 16.

15(Opcional) Seleccione la casilla Pegar información de permisos en un libro de trabajo nuevo si desea crear un libro de trabajo nuevo que contenga toda la información de permisos.

Al seleccionar esta casilla de verificación, Excel crea un nuevo libro de trabajo cuya primera hoja de trabajo enumera todos los intervalos que ha asignado, junto con los usuarios que pueden obtener acceso al proporcionar la contraseña del intervalo. A continuación, puede guardar este libro de trabajo para sus archivos. Tenga en cuenta que la contraseña del rango no aparece en esta hoja de trabajo; si desea agregarla, asegúrese de proteger el libro de trabajo con una contraseña para que sólo usted pueda abrirlo.

Ahora, está listo para proteger la hoja de trabajo. Si desea hacerlo desde el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos, haga clic en el botón Proteger hoja para abrir el cuadro de diálogo Proteger hoja.

Si desea proteger la hoja de trabajo más adelante, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos y, a continuación, haga clic en el botón de comando Proteger hoja de la ficha Revisión de la cinta (o bien presione Alt+RPS) cuando esté listo para activar la protección de la hoja de trabajo.

16Haga clic en el botón Proteger hoja para proteger la hoja de trabajo; de lo contrario, haga clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Permitir a los usuarios editar rangos.

Si hace clic en el botón Proteger hoja, Excel abre el cuadro de diálogo Proteger hoja, donde puede establecer una contraseña para desproteger la hoja. Este cuadro de diálogo también permite seleccionar las acciones que todos los usuarios pueden realizar en la hoja de trabajo protegida.

Después de activar la protección en la hoja de trabajo, sólo los usuarios que ha designado pueden editar el rango de celdas que ha definido. Por supuesto, es necesario proporcionar la contraseña del rango a todos los usuarios autorizados a realizar el tratamiento en el rango o rangos en el momento en que se les distribuye el libro de trabajo.

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