Cómo habilitar el acceso simultáneo para múltiples usuarios en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

QuickBooks 2016 permite el uso simultáneo del archivo de datos de QuickBooks por múltiples usuarios. Para ello, como era de esperar, primero debe configurar varios usuarios. (A veces, usted sólo necesita una computadora y una sola copia de QuickBooks, aunque tenga varios empleados usando QuickBooks.)

Después de haber configurado los múltiples usuarios, puede instalar el programa QuickBooks en otros ordenadores personales y luego – suponiendo que todos estos ordenadores personales se conectan a una red Windows – utilizar esas otras copias de QuickBooks para acceder al archivo de datos de QuickBooks almacenado en el primer ordenador o en el ordenador principal.

Para utilizar QuickBooks en un entorno de uso simultáneo por múltiples usuarios, también debe decirle a QuickBooks que este uso simultáneo está bien. Para ello, seleccione el comando File→Switch to Multi-User Mode. (Si desea desactivar este modo multiusuario más tarde, seleccione el comando File→Switch to Single User Mode de nuevo).

QuickBooks soporta el uso simultáneo por múltiples usuarios a través de una tecnología llamada bloqueo de registros, que bloquea todos los registros con los que está trabajando, pero no todo el archivo de datos de QuickBooks. Por ejemplo, si desea trabajar con la empresa A y algún otro usuario desea trabajar con la empresa B, está bien. QuickBooks lo permite. Sin embargo, lo que usted y el otro usuario no pueden hacer es trabajar en la misma empresa (empresa A o B) al mismo tiempo. Esto significaría que está trabajando con el mismo registro de cliente.

Usted no puede instalar la misma copia de QuickBooks en múltiples máquinas y tener legalmente un sistema QuickBooks para múltiples usuarios. Usted debe comprar una copia de QuickBooks para cada máquina en la que esté instalado QuickBooks. Tenga en cuenta, sin embargo, que Intuit vende algunas versiones de QuickBooks para múltiples usuarios en las que en realidad se compran cinco licencias en una caja de QuickBooks. (La versión Enterprise de QuickBooks soporta redes multiusuario con hasta 30 usuarios simultáneos, y las otras versiones de QuickBooks soportan redes multiusuario con hasta 5 usuarios simultáneos.)

Es posible que desee tener varios usuarios de QuickBooks si los representantes de ventas de su empresa preparan facturas o preparan ofertas para los clientes. En este caso, es posible que desee que cada vendedor se instale en QuickBooks. Tenga en cuenta, sin embargo, que estos vendedores sólo deben tener la capacidad de crear una factura o tal vez crear e imprimir una estimación de factura. Usted quiere ser muy cuidadoso al permitir a los usuarios de contabilidad sin experiencia el acceso completo al sistema de contabilidad.

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