Cómo copiar fórmulas con Autorrelleno en Excel 2016

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Excel 2016 para maniquíes

Por Greg Harvey

Si sólo necesita copiar una sola fórmula en Excel 2016, utilice la función Autorelleno o los comandos Copiar y Pegar. Este tipo de copia de fórmula, aunque bastante común, no se puede hacer con arrastrar y soltar.

No olvide la opción Totales en la herramienta Análisis rápido. Puede utilizarlo para crear una fila o una columna de totales en el borde inferior o derecho de una tabla de datos en un abrir y cerrar de ojos. Simplemente seleccione la tabla como un rango de celdas y haga clic en el botón Análisis rápido seguido de Totales en su paleta. Luego haga clic en el botón Sumar al principio de la paleta para crear fórmulas que sumen las columnas de una nueva fila en la parte inferior de la tabla y/o el botón Sumar al final de la paleta para crear fórmulas que sumen las filas de una nueva columna en el extremo derecho.

He aquí cómo puede usar Autorellenar para copiar una fórmula a un rango de celdas. En esta figura, se puede ver la hoja de trabajo de Mother Goose Enterprises – 2016 Sales con todas las compañías, pero esta vez con sólo un total mensual en la fila 12, que está en proceso de ser copiada a través de la celda E12.

Copiando una fórmula a un rango de celdas con Autorelleno.

La siguiente figura muestra la hoja de trabajo después de arrastrar la manija de llenado en la celda B12 para seleccionar el rango de celdas C12:E12 (donde se debe copiar esta fórmula).

La hoja de trabajo después de copiar la fórmula que suma las ventas mensuales (y trimestrales).

Relativamente hablando

La figura muestra la hoja de trabajo después de copiar la fórmula en una celda al rango de celdas C12:E12 y la celda B12 está activa. Observe cómo Excel maneja la copia de fórmulas. La fórmula original en la celda B12 es la siguiente:

=SUMA(B3:B11)

Cuando la fórmula original es copiada a la celda C12, Excel cambia ligeramente la fórmula para que se vea así:

=SUMA(C3:C11)

Excel ajusta la referencia de la columna, cambiándola de B a C, porque se ha copiado de izquierda a derecha a través de las filas.

Cuando se copia una fórmula en un rango de celdas que se extiende hacia abajo en las líneas, Excel ajusta los números de línea en las fórmulas copiadas en lugar de las letras de columna para adaptarse a la posición de cada copia. Por ejemplo, la celda E3 en la hoja de trabajo Empresas de Ganso Madre – Ventas 2016 contiene la siguiente fórmula:

=SUMA(B3:D3)

Cuando se copia esta fórmula en la celda E4, Excel modifica la copia de la fórmula a la siguiente:

=SUMA(B4:D4)

Excel ajusta la referencia de la fila para mantenerla actualizada con la nueva posición de la fila 4. Debido a que Excel ajusta las referencias de celda en copias de una fórmula relativa a la dirección de la copia, las referencias de celda se conocen como referencias de celda relativas.

Algunas cosas son absolutas!

Todas las nuevas fórmulas que se crean contienen naturalmente referencias relativas a las celdas, a menos que se indique lo contrario. Debido a que la mayoría de las copias que se hacen de las fórmulas requieren ajustes de sus referencias de celdas, rara vez hay que pensar de nuevo en este arreglo. Entonces, de vez en cuando, te encuentras con una excepción que requiere limitar cuándo y cómo se ajustan las referencias de celdas en las copias.

Una de las excepciones más comunes es cuando se desea comparar un rango de valores diferentes con un valor individual. Esto sucede más a menudo cuando se desea calcular qué porcentaje es cada parte del total. Por ejemplo, en la hoja de trabajo de Mother Goose Enterprises – 2016 Sales, usted encuentra esta situación al crear y copiar una fórmula que calcula qué porcentaje cada total mensual (en el rango de celdas B14:D14) es del total trimestral en la celda E12.

Suponga que desea ingresar estas fórmulas en la fila 14 de la hoja de trabajo Empresas de Ganso Madre – Ventas 2016, comenzando en la celda B14. La fórmula en la celda B14 para calcular el porcentaje del total de ventas de enero al primer trimestre es muy sencilla:

=B12/E12

Esta fórmula divide el total de ventas de enero en la celda B12 por el total trimestral en E12 (¿qué podría ser más fácil?).

Mirar, sin embargo, qué pasaría si arrastrara la manija de llenado una celda a la derecha para copiar esta fórmula a la celda C14:

=SUBTÍTULOS POR ARGENTEAM

El ajuste de la primera referencia de celda de B12 a C12 es justo lo que el médico ordenó. Sin embargo, el ajuste de la referencia de la segunda celda de E12 a F12 es un desastre. No sólo no calcula qué porcentaje de las ventas de febrero en la celda C12 son de las ventas del primer trimestre en E12, sino que también termina con uno de esos horribles errores #DIV/0! en la celda C14.

Para evitar que Excel ajuste una referencia de celda en una fórmula en cualquier copia que haga, convierta la referencia de celda de relativa a absoluta. Para ello, pulse la tecla de función F4 después de poner Excel en modo Tratar (F2). Excel indica que usted hace que la referencia de celda sea absoluta colocando signos de dólar delante de la letra de la columna y el número de fila. Por ejemplo, en esta figura, la celda B14 contiene la fórmula correcta para copiar al rango de celdas C14:D14:

Copiar la fórmula para calcular la relación de ventas mensuales a trimestrales con una referencia absoluta de celda

 =B12/$E$12

Mirar la hoja de trabajo después de copiar esta fórmula al rango C14:D14 con la manija de llenado y seleccionar la celda C14 (ver la siguiente figura). Note que la barra Fórmula muestra que esta celda contiene la siguiente fórmula:

La hoja de trabajo después de copiar la fórmula con la referencia absoluta de celda

 =C12/$E$12

Debido a que E12 se cambió a $E$12 en la fórmula original, todas las copias tienen la misma referencia absoluta (no cambiante).

Si mete la pata y copia una fórmula donde una o más de las referencias de celdas deberían haber sido absolutas pero las deja todas relativas, edite la fórmula original de la siguiente manera:

  1. Hacer doble clic en la celda con la fórmula o pulsar F2 para editarla.
  2. Posicione el punto de inserción en algún lugar de la referencia que desea convertir a absoluto.
  3. Presione F4.
  4. Cuando termine de editar, haga clic en el botón Entrar en la barra Fórmula y luego copie la fórmula en el rango de celdas desordenado con la manija de llenado.

Asegúrese de presionar F4 sólo una vez para cambiar una referencia de celda a completamente absoluta como describí anteriormente. Si se pulsa la tecla de función F4 por segunda vez, se obtiene una referencia mixta, en la que sólo la parte de la fila es absoluta y la parte de la columna es relativa (como en E$12). Si luego vuelve a pulsar F4, Excel mostrará otro tipo de referencia mixta, donde la parte de la columna es absoluta y la parte de la fila es relativa (como en $E12). Si continúa y presiona F4 una vez más, Excel vuelve a cambiar la referencia de celda a completamente relativa (como en E12).

Después de regresar al punto de partida, puede continuar usando F4 para recorrer este mismo conjunto de cambios de referencia de celdas una y otra vez.

Si está utilizando Excel 2016 en un dispositivo sin acceso a un teclado físico con teclas de función (como una tableta de pantalla táctil), la única manera de convertir las direcciones de celdas en sus fórmulas de relativas a absolutas o alguna forma de dirección mixta es abrir el teclado táctil y utilizarlo para agregar los signos de dólar antes de la letra de la columna y/o el número de fila en la dirección de celda correspondiente de la barra de fórmulas.

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