Cómo colaborar entre Outlook 2019 y Exchange Server

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Por Faithe Wempen, Bill Dyszel

Si utiliza Microsoft Outlook 2019 en casa o en una oficina sin Exchange Server, no podrá utilizar estas funciones. Pero anímese: Poco a poco, Microsoft está encontrando formas de poner a disposición de todos los usuarios de Outlook las funciones exclusivas de Exchange, para que pueda ver este artículo como un anticipo de lo que vendrá en el futuro.

Cómo otorgar permisos de delegado en Outlook con Exchange

Los buenos gerentes delegan autoridad. Las personas extremadamente ocupadas a veces le dan a un asistente el trabajo de administrar el calendario, los horarios e incluso el correo electrónico del jefe. De esta manera, el jefe puede concentrarse en el panorama general mientras que el asistente se ocupa de los detalles.

Al designar a un delegado en Outlook en una red de Exchange, se le otorgan ciertos derechos al delegado que se nombre, en particular, el derecho a ver el módulo de Outlook que elija. Tenga en cuenta que esa persona verá todo lo que aparece en ese módulo, sin importar cuán personal sea; siempre elija un delegado al que pueda confiar sus profundos y oscuros secretos. Oh, y trata de no tener demasiados secretos profundos y oscuros; es muy estresante tratar de recordar todos ellos.

Para nombrar a un delegado, siga estos pasos:

  1. Haga clic en la ficha Archivo, haga clic en el botón Información del panel de navegación de la izquierda y haga clic en el botón Configuración de la cuenta. Aparece un menú desplegable.
  2. Haga clic en el botón Acceso de delegados. Se abre el cuadro de diálogo Delegados.
  3. Haga clic en el botón Agregar. Se abre el cuadro de diálogo Agregar usuarios.
  4. Haga doble clic en el nombre de cada participante que desee nombrar. Los nombres que seleccione aparecerán en el cuadro de diálogo Añadir usuarios.
  5. Haga clic en el botón Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Permisos de delegado, en el que puede elegir exactamente qué permisos desea conceder a su(s) delegado(s).
  6. Realice los cambios que desee en el cuadro de diálogo Permisos de delegado. <recordar> Si no selecciona ninguna opción en el cuadro de diálogo Permisos de delegado, de forma predeterminada, el delegado obtiene el estado de editor para su calendario y tareas, lo que significa que el delegado puede leer, crear y cambiar elementos en esos dos módulos de Outlook.
  7. Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo Permisos de delegado. Los nombres elegidos aparecen en el cuadro de diálogo Delegados.
  8. Haga clic en Aceptar. Se cierra el cuadro de diálogo Delegados.

Cómo abrir la carpeta de Outlook de otra persona con Exchange

Es bastante común que un equipo de personas que trabajan en estrecha colaboración compartan calendarios o listas de tareas; no sólo pueden ver lo que otros miembros del equipo están haciendo, sino que también pueden introducir citas en nombre de un compañero de equipo, por ejemplo, si trabaja en una empresa que tiene personal de ventas y servicio sentado al lado. Como persona de servicio, puede que le resulte útil si su socio de ventas puede introducir citas con un cliente en su calendario mientras usted está fuera tratando con otros clientes. Para ello, su pareja debe abrir la carpeta Calendario.

No puede abrir la carpeta de Outlook de otra persona a menos que esa persona le haya dado permiso primero, como describo en la sección anterior. Una vez que tenga permiso, puede abrir la carpeta de la otra persona siguiendo estos pasos:

  1. Haga clic en la ficha Archivo y haga clic en el botón Abrir y exportar en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haga clic en el botón Carpeta de otro usuario. Se abre el cuadro de diálogo Abrir la carpeta de otro usuario, como se muestra en la figura.
  3. Haga clic en el botón Nombre. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar nombre. (Es realmente la Libreta de Direcciones.)
  4. Haga doble clic en el nombre de la persona cuya carpeta desea abrir. Se cierra el cuadro de diálogo Seleccionar nombre; el nombre en el que hizo doble clic aparece en el cuadro de diálogo Abrir carpeta de otro usuario.
  5. Haga clic en el triángulo del cuadro Tipo de carpeta. Aparece una lista de las carpetas que puede seleccionar.
  6. Haga clic en el nombre de la carpeta que desea ver. El nombre de la carpeta que elija aparece en el cuadro Tipo de carpeta.
  7. Haga clic en Aceptar. La carpeta que elija ahora es accesible para usted, pero puede que no sea obvio dónde encontrarla. Por ejemplo, si desea ver el calendario de la otra persona, haga clic en el botón Calendario y, a continuación, abra el panel Carpeta. El calendario de la otra persona aparece en el panel de carpetas como un calendario compartido.

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