Cómo colaborar en línea con Word 2016

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Word 2016 para tontos

Por Dan Gookin

La mayoría de los cambios en los documentos de Word 2016 se realizan de forma secuencial: Usted escribe algo, lo guarda y luego otra persona trabaja en el documento. Si ese caos no es suficiente para ti, Word te permite invitar a la gente a editar un documento mientras trabajas en él. Esta característica de colaboración se llama Compartir, probablemente porque no había un nombre mejor disponible o porque Microsoft estaba presionado por el tiempo.

Para que el uso compartido de documentos funcione, guarde el documento en la nube o en un almacenamiento de Internet. Específicamente, el documento debe guardarse en el almacenamiento One Drive de Microsoft.

Compartir un documento en Word 2016

Después de guardar el documento en el almacenamiento en línea de OneDrive, siga estos pasos para que esté disponible para la colaboración:

  1. Este botón se encuentra encima de la cinta, cerca de la parte superior derecha de la ventana del documento.
  2. Rellena los datos de tu(s) colaborador(es) y escribe en el campo Invitar a personas la dirección de correo electrónico de la persona o personas con las que quieres compartir el documento. Si utiliza Outlook como libreta de direcciones de su equipo, haga clic en el icono Dirección situado a la derecha del cuadro Invitar a personas para agregar personas automáticamente.
  3. Elija si los colaboradores pueden o no editar, elija Can View en el menú y las personas que invite podrán leer el documento. Seleccione Tratar y podrán realizar modificaciones.
  4. Escriba un mensaje en el cuadro Incluir un mensaje.
  5. Haga clic en el botón Compartir y se enviarán las invitaciones.

Finalmente, los destinatarios reciben la invitación por correo electrónico. Para acceder al documento compartido, hacen clic en el enlace de la dirección de correo electrónico. Su programa de navegador web abre y muestra el documento. Si quieren editar el documento, hacen clic en el enlace Editar en el botón Navegador. En ese momento, su navegador web muestra el documento tal como aparece en Word, con una versión personalizada de la cinta. Hackear.

Comprobación de las actualizaciones de Word 2016

Para determinar si alguien ha editado tu documento compartido, o incluso si lo está editando ahora mismo, abre el documento compartido y haz clic en el botón Compartir que se encuentra cerca de la esquina superior derecha de la ventana del documento. El panel Compartir muestra una lista de todos los colaboradores y si están editando o no.

Si algún colaborador ha modificado el documento, guarde su copia para ver las actualizaciones: Haga clic en el icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+S. Cualquier cambio de contenido aparece en el documento con una sobreimpresión en color, similar a la forma en que se muestran las marcas de revisión, tal y como se ha explicado anteriormente en este capítulo.

Para comprobar si hay actualizaciones pendientes, haga clic en la ficha Archivo y, en la pantalla Información, busque y haga clic en el botón titulado Actualizaciones de documentos disponibles.

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