Cómo cobrar a un cliente por el tiempo y los costos reales en QuickBooks 2015

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Por Stephen L. Nelson

Si cobra a un cliente por los costes y las horas reales, debe hacer un seguimiento de los costes y el tiempo en el que se producen los gastos. En QuickBooks, usted asigna el costo al trabajo introduciendo la información del cliente y del trabajo en el Cliente: Columna de trabajo que se muestra en la ventana del formulario utilizada para registrar un coste o un cargo por tiempo determinado.

Por ejemplo, si se utiliza la ventana Introducir facturas para registrar una factura para un trabajo determinado, se utiliza el Cliente: Columna de trabajo para designar el trabajo.

Para cobrar a un cliente por los costes o el tiempo que ha registrado, siga estos pasos:

  1. Seleccione Customers→Create Invoices para abrir la ventana Crear facturas.
  2. Cambie el nombre en el Cliente: Este paso es sencillo: active la lista desplegable y elija el cliente y el trabajo adecuados. Si ha asignado tiempo o costes a este cliente, aparecerá una pantalla pidiéndole que haga clic en el botón Tiempo/Costes para incluir los gastos en su factura.
  3. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Elegir tiempo y costos facturables. La ventana de diálogo ya muestra los costes y los gastos de tiempo que asignó a esta combinación de cliente y función.
  4. Seleccione el tiempo y los costes facturables que desea añadir a la factura. Tenga en cuenta que la ventana de diálogo Seleccionar tiempo y costes facturables proporciona diferentes fichas para Artículos, Gastos y Kilometraje.
  5. La pestaña Gastos tiene un par de campos adicionales en la parte superior de la pestaña para indicar el Importe del recargo o % y la Cuenta de recargo. En su caso, rellene los campos con la información correspondiente.
  6. (Opcional) Indique si desea que los cargos aparezcan como un solo artículo en la factura Si desea evitar listar los detalles sangrientos de los cargos a su cliente, marque la casilla de verificación Imprimir tiempo y costos seleccionados como un solo artículo de factura ubicada en la esquina inferior izquierda de la factura. Además, tenga en cuenta que puede marcar la casilla Imponible para indicar si los gastos seleccionados son imponibles.
  7. Haga clic en Aceptar y, una vez que lo tenga todo de la forma que desee, haga clic en Aceptar. Como por arte de magia – aunque sea por el trabajo duro y el sudor de su propia frente – la factura aparece.
  8. (Opcional) Añada cualquier otra cosa que desee incluir en la factura, que es una factura QuickBooks normal, ¿recuerda? Puede que desee hacer clic en la flecha hacia abajo junto al botón Imprimir y elegir Vista previa en la lista desplegable para asegurarse de que sólo aparecen los costes del trabajo que desea que aparezcan.
  9. Haga clic en Guardar & Nuevo o Guardar & Cerrar, así es como se registra la factura.

Después de registrar la factura, los costes del trabajo que se han facturado se eliminan de la ventana Seleccionar tiempo y costes facturables. Estás acabado. Respira con más facilidad.

También puede hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que usted u otros empleados dedican a sus clientes o clientes. Para activar el seguimiento del tiempo, seleccione Edit→Preferences, desplácese hacia abajo y haga clic en el icono Time & Expenses y, a continuación, seleccione el botón de opción Do You Track Time en la ficha Company Preferences.

Después de hacer esto, puede hacer un seguimiento del tiempo que dedica a un cliente o cliente seleccionando Customers→Enter Time→Use Hoja de horas semanal o Customers→Enter Time→Time/Enter Single Activity. Cualquiera de los comandos muestra una ventana fácil de entender que le permite registrar el tiempo dedicado a un cliente en particular.

Y un último punto importante: El reloj del rastreador de tiempo sigue marcando mientras se ejecute el programa QuickBooks. El programa no necesita ser el programa de Windows activo para continuar trabajando. (En algunas versiones anteriores de QuickBooks, el temporizador se detiene si comienza a trabajar con otro programa, como su procesador de texto o su programa de correo electrónico.)

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