Cómo Coautor de Documentos con Office 365

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Por Ken Withee, Jennifer Reed

En Office 365, puede ser coautor de documentos en Word, PowerPoint y OneNote o de una colección de documentos con otros simultáneamente. Si utiliza Excel Web App (no la versión de escritorio), también puede realizar la coautoría en tiempo real con otros usuarios. Esta función es posible gracias al uso de las tecnologías de SharePoint Online.

Para Word y PowerPoint, habilite el seguimiento de versiones principales y secundarias en la biblioteca de documentos antes de comenzar la coautoría. Esto le permite mantener un historial del documento a medida que pasa por la fase de edición, retroceder a una versión anterior si es necesario, e indicar los hitos alcanzados en el proceso de colaboración marcando el documento como una versión principal.

En el caso ideal de los portátiles OneNote, sólo debe habilitar las versiones principales, ya que demasiadas versiones menores pueden provocar errores de sincronización que pueden provocar la pérdida de datos. Sin embargo, el único inconveniente es que necesita crear una biblioteca de documentos separada para sus portátiles OneNote.

Como alternativa, puede limitar el número de versiones grabadas para evitar errores. Tenga en cuenta las necesidades de su empresa para determinar si las versiones principales y secundarias de los portátiles OneNote deben estar encendidas o no.

Al activar la creación de versiones para una biblioteca de documentos, tiene la opción de habilitar la función Requisito de salida. Si selecciona Sí en Requerir que se saquen los documentos antes de que se editen, básicamente está diciendo que nadie más puede editar el documento mientras usted lo ha hecho.

Otros usuarios todavía pueden ver una copia de sólo lectura del documento, pero no podrán hacer ediciones del mismo y guardarlo en la biblioteca de documentos. Debido a que esto es contrario a lo que desea lograr cuando es coautor de documentos, no habilite esta función.

De forma predeterminada, las bibliotecas de SharePoint no lo tienen activado. Aún así, usted todavía tiene la capacidad de sacar un documento de la biblioteca y cuando lo haga, nadie más podrá trabajar en el documento mientras lo saca.

Excel Web App 2010 es una versión en nube de la aplicación de escritorio que se puede ver desde un navegador web en alta fidelidad, lo que resulta en un aspecto visualmente familiar como su contraparte de escritorio. La tecnología para los cálculos matemáticos es la misma en la aplicación web que en la aplicación de escritorio.

Por lo tanto, independientemente de si introdujo la fórmula en su hoja de cálculo desde la aplicación web o desde el cliente de escritorio, puede obtener los mismos resultados.

Coautoría en Excel Web App es como magia. Verá que las ediciones realizadas por su coautor aparecen automáticamente en su pantalla tan pronto como su coautor se mueve a una celda diferente. Puedes ver quién está editando la hoja de cálculo haciendo clic en la barra de estado de coautoría en la esquina inferior derecha de la pantalla.

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