Cómo clasificar múltiples campos en una lista de datos de Excel 2019

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Por Greg Harvey

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Cuando necesite clasificar una lista de datos en más de un campo, utilice la ventana de diálogo Clasificar (mostrada en la figura). Y necesita ordenar más de un campo cuando el primer campo contiene valores duplicados y desea determinar cómo se organizan los registros con duplicados. (Si no especifica otro campo para ordenar, Excel sólo pone los registros en el orden en el que los introdujo.)

El mejor y más común ejemplo de cuando se necesita más de un campo es cuando se ordena una base de datos grande alfabéticamente en orden de apellido. Digamos que usted tiene una base de datos que contiene varias personas con el apellido Smith, Jones o Zastrow (como es el caso cuando usted trabaja en Zastrow e Hijos). Si especifica el campo Apellido como el único campo para ordenar (usando el orden ascendente predeterminado), todos los Smiths, Joneses y Zastrows duplicados se colocan en el orden en el que se ingresaron originalmente sus registros. Para ordenar mejor estos duplicados, puede especificar el campo Primer Nombre como el segundo campo para ordenar (de nuevo usando el orden ascendente predeterminado), haciendo que el segundo campo sea el que rompa el empate, de modo que el registro de Ian Smith preceda al de Sandra Smith, y el registro de Vladimir Zastrow venga después del de Mikhail Zastrow.

Para clasificar registros en una lista de datos utilizando la ventana de diálogo Clasificar, siga estos pasos:

  1. Posicione el cursor de celda en una de las celdas de la tabla de la lista de datos.
  2. Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos o pulse Alt+ASS.Excel para seleccionar todos los registros de la base de datos (sin incluir la primera fila de nombres de campo) y abrir el cuadro de diálogo Ordenar. Tenga en cuenta que también puede abrir el cuadro de diálogo Clasificar seleccionando la opción Clasificación personalizada en el menú desplegable del botón Clasificar y Filtro o pulsando Alt+HSU.
  3. Si desea que los registros se ordenen en orden descendente, recuerde también seleccionar la opción de orden descendente (de Z a A, de menor a mayor o de mayor a mayor o de mayor a menor) de la lista desplegable Orden a la derecha.
  4. (Opcional) Si el primer campo contiene duplicados y desea especificar cómo se ordenan los registros de este campo, haga clic en el botón Agregar nivel para insertar otro nivel de ordenación, seleccione un segundo campo para ordenar en la lista desplegable Entonces por y seleccione la opción ascendente o descendente de la lista desplegable Orden a su derecha.
  5. (Opcional) Si es necesario, repita el paso 4, añadiendo tantos niveles de clasificación adicionales como sea necesario.
  6. Haga clic en Aceptar o pulse Intro. Excel cierra el cuadro de diálogo Ordenar y ordena los registros de la lista de datos utilizando los campos de ordenación en el orden de sus niveles en este cuadro de diálogo. Si ve que ordenó la base de datos en los campos incorrectos o en el orden incorrecto, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o presione Ctrl+Z para restaurar inmediatamente los registros de la lista de datos a su orden anterior.

Por defecto, cuando realiza una operación de ordenación, Excel asume que está ordenando una lista de datos que tiene una fila de encabezado (con los nombres de los campos) que no debe reordenarse con el resto de los registros al realizar la ordenación. Sin embargo, puede usar la función Ordenar para ordenar una selección de celdas que no tenga tal fila de encabezado. En ese caso, debe especificar las claves de clasificación por letra de columna y debe asegurarse de desmarcar la casilla Mis datos tienen cabeceras para quitar la marca de verificación en la ventana de diálogo Clasificar.

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