Cómo clasificar datos en Access 2016

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Acceso 2016 para los maniquíes

Por Laurie Ulrich Fuller, Ken Cook

Muy pocas bases de datos de Access están organizadas en listas alfabéticas agradables y convenientes. Usted no ingresa sus registros alfabéticamente; los ingresa en el orden en que llegan a usted. Entonces, ¿qué hace cuando necesita una lista de productos en el pedido del número de producto o una lista de direcciones en el pedido del código postal ahora mismo?

Clasificación por un solo campo

La solución está en los comandos de ordenación, que son increíblemente fáciles de usar. Los comandos de ordenación se encuentran en la ficha Inicio de la cinta, en la sección Clasificar y filtrar. Los dos botones (Ascendente y Descendente) hacen el trabajo bastante bien:

  • Ordenar Ascendente ordena sus registros de arriba abajo: Los registros que comienzan con A están al principio, y los registros que comienzan con Z están al final. Si su campo contiene datos numéricos (ya sean números verdaderos o campos de texto corto que almacenan códigos postales o campos de moneda que almacenan precios), una ordenación ascendente los pone en orden desde el número más bajo hasta el más alto.
  • Ordenar Descendente ordena los registros de abajo hacia arriba: Los registros que comienzan con Z se encuentran en la parte superior y los registros que comienzan con A se encuentran en la parte inferior de la lista; si el campo contiene datos numéricos, un orden Descendente ordena los registros de mayor a menor.

Si, después de ordenar en orden ascendente o descendente, desea volver a poner las cosas como estaban – en el orden justo antes de hacer clic en cualquiera de esos botones – haga clic en el botón Eliminar orden, situado justo debajo de los botones Ascendente y Descendente en el grupo Ordenación y Filtro.

Clasificación en más de un campo

¿Qué sucede si desea ordenar por campos múltiples, como por ejemplo por código postal, y luego dentro de ese orden, desea que todas las personas con el mismo código postal aparezcan en el orden del apellido? ¿O tal vez desea clasificar todos sus clientes por un campo Status y luego dentro de cada grupo de clientes que crea, para clasificar según el saldo actual? Tendrías que usar los siguientes pasos para anidar una clase dentro de otra.

Puede ordenar por más de una columna a la vez de esta manera:

  1. Haga clic en el encabezado de la primera columna para ordenar por.
  2. Mantenga pulsada la tecla Mayúsculas y haga clic en el encabezado de la última columna para ordenar por.
  3. El orden se realiza siempre de izquierda a derecha, es decir, no se puede ordenar por el contenido de la cuarta columna y dentro de ella por el contenido de la tercera columna.

La clasificación tiene su propia peculiaridad cuando se trabaja con números en un campo de texto. Al ordenar un campo que tiene números mezclados con espacios y letras (como direcciones de calles), Access clasifica los números como si fueran letras, no números. Este comportamiento significa que Access pone “1065 W. Orange Street” antes de “129 Mulberry Street”. (Gracias a la peculiar forma en que su ordenador clasifica la información, el 0 en la segunda posición de 1065 viene antes que el 2 en la segunda posición de 129.)

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