Cómo Camuflar las Cuentas Suspendidas para Finalizar el Plan de Cuentas en QuickBooks 2016

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Por Stephen L. Nelson

Después de introducir los saldos de deudor y acreedor en QuickBooks 2016, es necesario introducir el resto del saldo de prueba, lo que se hace dando dos pasos importantes. En el primer paso, usted camufla un par de cuentas tontas, llamadas cuentas transitorias, que QuickBooks crea cuando configura las listas de artículos, clientes y proveedores.

A continuación se muestra un ejemplo de saldo de prueba después de introducir el inventario, las cuentas por cobrar y los saldos de cuentas por pagar. Al configurar las listas de artículos, clientes y proveedores, también se crean saldos de cuentas para inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Una muestra de balance de prueba.

Usted puede producir su propio balance de prueba semicompleto desde dentro de QuickBooks haciendo clic en el ícono del Centro de Reportes y seleccionando Reportes → Contables e Impuestos → Balance de Pruebas. QuickBooks muestra el informe de balance de sumas y saldos en una ventana de documento.

Si necesita hacerlo, introduzca la fecha de conversión en el cuadro A partir de haciendo clic en el cuadro y escribiendo la fecha de conversión en formato MM/DD/YYYYY. Puede establecer el cuadro De a cualquier valor; el rango De y A sólo necesita terminar con la fecha de conversión. Anote los saldos acreedores y deudores que se muestran para las cuentas de ingresos y gastos no categorizados.

Si lo desea, puede imprimir el informe haciendo clic en el botón Imprimir; a continuación, cuando QuickBooks muestre el cuadro de diálogo Imprimir informe, haga clic en su botón Imprimir.

Una vez que tenga los saldos de la fecha de conversión para las cuentas de ingresos y gastos no categorizados, estará listo para realizar el ajuste de la contabilidad de devengo. Para ello, siga estos pasos:

  1. En la pantalla principal, haga clic en el icono Plan de cuentas del área Empresa o seleccione Listas → Plan de cuentas para visualizar la ventana Plan de cuentas.
  2. Haga doble clic en el capital de saldo inicial en la lista Plan de cuentas para visualizar esa cuenta. QuickBooks muestra el registro – sólo una lista de transacciones – para la cuenta de saldo inicial de capital. Tenga en cuenta que su versión del registro de capital de apertura tendrá un aspecto diferente porque tendrá transacciones diferentes.
  3. Puede seleccionar una fila haciendo clic en ella, o puede usar la tecla de flecha arriba o abajo para moverse a la siguiente fila vacía.
  4. Escriba la fecha de conversión en el campo Fecha, mueva el cursor al campo Fecha y escriba la fecha. Utilice el formato MM/DD/AAAA. Por ejemplo, puede escribir 06302016 o 6/30/2016 para introducir el 30 de junio de 2016.
  5. Escriba el saldo de la cuenta de ingresos no categorizados (del informe del balance de prueba) en el campo Aumento En el ejemplo anterior, el saldo de la cuenta de ingresos no categorizados es de 190.000 dólares. En este caso, haga clic en el campo Aumentar y escriba 190000 en el campo; no necesita incluir el signo de dólar ni la coma; QuickBooks agrega el símbolo y la puntuación por usted.
  6. Seleccione el campo Cuenta, que se encuentra en la fila bajo la palabra Beneficiario, y comience a escribir Ingresos no categorizados, el nombre de la cuenta. Tan pronto como escriba lo suficiente del nombre de QuickBooks para averiguar lo que está escribiendo, rellenará el resto del nombre por usted. Cuando esto ocurra, puede dejar de escribir.
  7. Haga clic en el botón Grabar para registrar la transacción de ajuste de ingresos sin categoría.
  8. De nuevo, seleccione la siguiente fila vacía del registro, haga clic en la fila o utilice la tecla de flecha arriba o abajo.
  9. Escriba la fecha de conversión en el campo Fecha, mueva el cursor al campo Fecha y escriba la fecha. Se utiliza el formato MM/DD/AAAA. Puede escribir 6/30/2016, por ejemplo, para introducir el 30 de junio de 2016.
  10. Escriba el saldo de la cuenta Gastos no clasificados en el campo Disminuir.En el ejemplo anterior, el saldo de la cuenta de gastos no clasificados es de $75,000. En este caso, haga clic en el campo Disminuir y, a continuación, escriba 75000.
  11. Seleccione el campo Cuenta, que se encuentra en la segunda línea de la transacción de registro, y comience a escribir Gastos no categorizados, el nombre de la cuenta. Tan pronto como escriba lo suficiente del nombre de QuickBooks para averiguar lo que está escribiendo, rellenará el resto del nombre por usted.
  12. Haga clic en el botón Registrar para registrar la transacción de ajuste de Gastos no categorizados Aquí, verá el registro de Saldo Inicial de Equidad con las transacciones de corrección. Las operaciones de corrección se numeran con un 1 y un 2. ¿Ves? Las dos últimas transacciones etiquetadas como GENJRN fijan los saldos de las cuentas de ingresos y gastos no categorizados.

En este momento se puede cerrar el registro de saldo inicial de capital. Has terminado con esto. Una forma de cerrarlo es hacer clic en el botón Cerrar en la esquina superior derecha de la ventana.

Puede verificar su trabajo hasta ahora produciendo otra copia del informe del balance de sumas y saldos. Lo que usted quiere verificar son los saldos de las cuentas de ingresos y gastos no categorizados. Ambos deberían ser cero.

Otra muestra de balance de prueba.

Puede generar un balance de prueba seleccionando Informes → Contable & Impuestos → Balance de prueba. QuickBooks muestra el informe de balance de sumas y saldos en una ventana de documento. Si necesita introducir la fecha de conversión en la línea A partir de, haga clic en el cuadro y escriba la fecha de conversión en formato MM/DD/AAAA.

Si los saldos de las cuentas de Ingresos no clasificados y Gastos no clasificados no muestran cero, es posible que haya estropeado el ajuste por acumulación. Para corregir el error, vuelva a visualizar el registro de capital de saldo inicial, seleccione las operaciones de corrección y, a continuación, verifique la cuenta, el importe y el campo. Si uno de los campos es incorrecto, seleccione el campo y reemplace su contenido escribiendo sobre él.

Otro punto más. No tiene que preocuparse por ninguna otra cuenta que vea en el ejemplo. Sólo tiene que asegurarse de que la cuenta de ingresos y gastos no clasificados sea igual a cero después de sus ajustes.

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